مدیران ارشد پروژه‌های کوچک یا بزرگ در صنایع مختلف با به‌کارگیری تکنیک‌ها و ابزار مدیریت پروژه در راستای اهداف سازمان گام برمی‌دارند. این ابزار به برنامه‌ریزی، سازماندهی و اجرای موفق پروژه‌ها کمک می‌کند و همبستگی و ارتباط مؤثر میان اعضای تیم را افزایش می‌دهد. امروزه یک مدیر پروژه هرچقدر هم که دانش و تجربه بالایی داشته باشد، بدون این ابزارها و رویکردها راه به جایی نخواهد برد. به همین دلیل در این مطلب به سراغ کارآمدترین ابزارها و تکنیک‌های مدیریت پروژه رفته‌ایم تا با استفاده از آن‌ها ساده‌تر و سریع‌تر کارهایتان را پیش ببرید؛ تا پایان همراه ما باشید.

 

تاریخچه و اهمیت ابزارهای مدیریت پروژه

ابزار مدیریت پروژه به کمک مدیر پروژه می‌آید تا او بتواند وظایف خود از جمله طراحی، اجرا و نظارت بر کارها را با تسلط بیشتری انجام دهد. این ابزار به نوعی موفقیت پروژه را تضمین می‌کنند و با استفاده از آن‌ها مدیریت زمان و ارتباطات تیمی بهبود پیدا می‌کند.

پیدایش ابزار مدیریت پروژه به دهه 1900 بازمی‌گردد؛ زمانی‌که فردی به نام هنری گانت نوعی نمودار میله‌ای را ابداع کرد. این ابزار قدیمی در آن زمان غوغایی به پا کرد و به ساده‌سازی و پیش‌بُرد پروژه‌ها کمک کرد. اگرچه آقای گانت با توسعۀ نمودار خود، پایه و اساس ایجاد ابزارهای پیچیده‌تر مدیریت پروژه را بنا نهاد؛ اما در واقع آغاز توسعه ابزارهای مدیریت پروژه را می‌توان به سال‌های 1950 و 1960 نسبت داد. در این دهه‌ها سروکلۀ نخستین ابزار مدیریت پروژه پیدا شد و راه را برای رشد ابزارهای پیشرفته‌تر در دنیای معاصر باز کرد.

تاریخچه و اهمیت ابزارهای مدیریت پروژه

بین سال‌های 1980 و 1990 نرم‌افزارهای مدیریت پروژه دچار تحولات قابل‌توجهی شدند و ابزارهای پیچیده‌تر پا به عرصۀ وجود گذاشتند. این ابزارها قابلیت‌های جذابی همچون تحلیل سیر پروژه، تخصیص منابع و برآورد هزینه را داشتند. یکی از ابزارهای معروف این دوره که حسابی سروصدا به پا کرد، نرم‌افزار مایکروسافت پروجکت (Microsoft Project) بود. این نرم‌افزار مجموعه‌ای کامل از ابزارهای کاربردی برای زمان‌بندی پروژه‌ها و گزارش آن‌ها، وضعیت پروژه و مدیریت کامل آن است.

در دهه 2000 چشم‌انداز نرم‌افزارهای مدیریت پروژه بار دیگر دچار تحول شدند و به‌سمت فضای ابری پیش رفتند. این نرم‌افزارها توانستند جان تازه‌ای به همکاری از راه دور ببخشند و به‌روزرسانی‌ها را بلافاصله در اختیار اعضای تیم قرار دهند. از جمله این ابزارها می‌توان پلت‌فرم‌هایی همچون ترلو (Trello) و پروف هاب ( ProofHub) نام برد که امکانی را فراهم کردند تا اعضای گروه از هر نقطۀ جهان به کمک اینترنت به اطلاعات پروژه‌ها دسترسی داشته باشند.

 

معرفی 5 تکنیک در مدیریت پروژه

مدیریت پروژه به کمک ابزارها و نرم‌افزارهای مختلف تنها به یک مدل و روش خاص خلاصه نمی‌شود؛ بلکه ده‌ها تکنیک برای این کار وجود دارد که انتخاب بهترین آن متناسب با ماهیت کار، هنر مدیر پروژه را نشان می‌دهد. در ادامه برخی از معروف‌ترین تکنیک‌های انواع مدیریت پروژه را به شما معرفی خواهیم کرد.

 

گانت چارت

نمودار گانت از نخستین ابزار مدیریت پروژه به حساب می‌آید که به‌دلیل تطبیق‌پذیری بالا در زمینه‌های مختلف می‌توان از آن‌ استفاده کرد. گانت چارت یک نمودار میله‌ای افقی است که مدیران پروژه با استفاده از آن سیر تکمیل کار و وظایف مختلف را بر اساس جدول زمانی بصری می‌کنند؛ طوری‌که با یک نگاه به نمودار بتوان میزان پیشرفت پروژه را ارزیابی کرد.

نمودار گانت سه جزء اصلی دارد که شامل تاریخ شروع کار، تاریخ پایان پروژه و وظایف مختلف می‌شود. به نمودار زیر نگاه کنید؛ می‌بینید که وظایف در محور (Y)  تعریف شده و سپس به‌صورت نوارهایی در محور (X) بر اساس زمان سازماندهی می‌شوند. طول هر نوار مدت‌زمان انجام هر تسک را نشان می‌دهد و چنان‌چه دو نوار روی محور افقی موازی با هم قرار گیرند، یعنی این وظایف باید هم‌زمان انجام شوند.

استفاده از گانت چارت به اجرای صحیح و به موقع پروژه کمک می‌کند و سبب می‌شود کارها بدون تأخیر انجام شوند. این نمودارها را می‌توان با نرم‌افزارهایی مانند گوگل شیت یا مایکروسافت اکسل ترسیم کرد.

گانت چارت

 

بیشتر بخوانید: 8 فرمول کاربردی در اکسل برای مارکترها

مدیریت پروژه آبشاری

رویکرد آبشاری یکی از تکنیک‌های سنتی مدیریت پروژه است که به کنترل خطی برنامه‌ها کمک می‌کند. این روش در سال 1970 توسط وینستون رویس (Winston w.Royce) ابداع شد که در آن پروژه به چند مرحله متوالی تقسیم می‌شود و لازمه رسیدن به مراحل جدید، طی‌کردن مراحل پیشین است. در مدیریت پروژه آبشاری از همان ابتدا طرح واضحی از مراحل مختلف کار و برآورد هزینه‌ها ترسیم می‌شود و طبق آن پروژه پیش می‌رود. استفاده از این روش برای زمان‌هایی که اهداف پروژه ممکن است در طول زمان تغییر کند، کمی چالش‌برانگیز خواهد بود.

مدیریت آبشاری بر سه رویکرد مهم شامل ساختار مرحله‌به‌مرحله، دخالت حداقلی مشتری و تأکید بر مستندسازی استوار است. این تکنیک را می‌توان در 6 مرحله به کار برد که شامل مراحل زیر می‌شود.

  • جمع‌آوری نیازمندی‌ها: در این مرحله شما باید اطلاعات کافی را از مشتریان جمع‌آوری کنید و سپس آن‌ها را مستند کنید. مستندسازی اطلاعات نقشه راه شما برای طی‌کردن مراحل بعدی خواهد بود.
  • طراحی: در این مرحله مدیر پروژه مدل اجرای پروژه را طراحی می‌کند. در مرحله طراحی جزئیات پروژه همچون زمان، بودجه و اقدامات لازم مشخص شده و راه‌حلی برای چگونگی انجام کارها و پاسخ به نیازها ارائه می‌شود.
  • پیاده‌سازی: در این مرحله نوبت به اجرای عملیاتی اسنادی که طراحی کردید، می‌رسد. برای مثال اگر پروژه شما مربوط به شرکت نرم‌افزاری است، در این مرحله توسعه نرم‌افزار بر اساس طراحی و نیازتان انجام می‌شود.
  • تأیید: در این مرحله راه‌کارهایی که اجرا شده، اعتبار سنجی می‌شوند. هدف از مرحله تأیید تطبیق محصول متناسب با نیازهای اعلام‌شده و بررسی کیفیت محصول است. اگر همان مثال نرم‌افزار را در نظر بگیریم، پس از توسعه و قبل از انتشار نهایی، آزمایش‌های مختلفی صورت می‌گیرد تا باگ‌های محصول شناسایی و برطرف شود.
  • انتشار: در این مرحله در صورت صحت محصول، آن را در اختیار مشتری قرار می‌دهند.
  • نگهداری: مرحله آخر به حفظ و نگهداری محصول پس از انتشار اشاره دارد. در این مرحله شما می‌توانید مشکلات محصول را پس از استفاده مشتریان شناسایی کنید و در صورت وجود نقص یا خطا، آن‌ها را برطرف کنید یا با به‌روزرسانی محصول، اشکالات احتمالی را از بین ببرید.

مدیریت پروژه آبشاری

 اسکرام

یکی دیگر از انواع مدیریت پروژه، اسکرام (Scrum) است. اسکرام چارچوبی منعطف برای اجرا و کنترل پروژه‌هاست که با ارائه راه‌حل‌های تطبیق‌پذیر، پیشرفت پروژه‌های پیچیده را تضمین می‌کند. در این رویکرد هیچ‌یک از مالکان محصول یا اعضای تیمِ اجرای پروژه ایده‌ای مشخص و کامل از روند کار ندارند و در طول مسیر اهداف و ایده‌های خود را تکمیل می‌کنند.

تکنیک اسکرام سه بخش دارد که شامل مالک محصول، مدیر پروژه و تیم اسکرام تشکیل می‌شود. مالک محصول هدف از طراحی و توسعه محصول و نیاز مشتریان را در اختیار اعضای تیم می‌گذارد و از شفافیت و قابل‌درک‌بودن اسناد بالادستی (Product Backlog) اطمینان حاصل می‌کند. بااین‌حال او به‌تنهایی نمی‌تواند مسئولیت اجرای پروژه و واگذاری وظایف به اعضای تیم را بر عهده بگیرد و اینجاست که پای مدیر اسکرام به میان می‌آید.

مدیر اسکرام در نقش مربی اعضای تیم ظاهر می‌شود و بر خلق محصولات باارزش تمرکز می‌کند و تیم را برای رسیدن به این هدف هدایت می‌کند. او رابطی میان مالک محصول و اعضای تیم است که از اجرای به موقع و صحیح پروژه در محدوده زمانی مشخص اطمینان حاصل می‌کند. بخش دیگر اسکرام نیز اعضای تیم هستند که در چرخه‌های کوتاه (Sprint) وظایف خود را انجام می‌دهند.

 

مدیریت پروژه چابک

روش مدیریت چابک (Agile Project Management)، رویکردی مدرن برای توسعه پروژه به‌صورت تکرارپذیر در مدت‌زمان کوتاه است. این روش کارآمد برای تکمیل پروژه‌ها در دنیای متغیر و پیچیده این روزها استفاده می‌شود و درصد موفقیت کارهایتان را افزایش می‌دهد.

در رویکرد چابک پروژه‌های بزرگ به وظایف کوچک‌تر با چرخه‌های کوتاه تقسیم می‌شوند. این چرخه‌ها اسپرینت (Sprint) نام دارند و با برنامه‌ریزی آغاز می‌شوند. در روش چابک، باتوجه‌به بازخورد مشتریان به‌صورت مدام نسخه‌های مختلفی از محصول عرضه می‌شود. از مزایای این رویکرد می‌توان به تطبیق‌پذیری و انعطاف‌پذیری آن، امکان پیاده‌سازی تغییرات در طول اجرای پروژه و برقراری ارتباط معنادار میان اعضای تیم اشاره کرد.

مدیریت پروژه چابک

کانبان (Kanban)

کانبان یکی از ابزارها و تکنیک‌های مدیریت پروژه است که مدیران و اعضای پروژه در بُردهای آن از وظایف خود آگاه می‌شوند و با یک‌دیگر همکاری می‌کنند. این چارچوب مصور به مدیریت و بهبود پروژه‌ها کمک می‌کند و بهره‌وری تیم را افزایش می‌دهد. به کمک رویکرد کانبان حتی پیچیده‌ترین وظایف نیز با همکاری اعضای تیم پیش می‌رود.

فرآیند کانبان ابتدا توسط شرکت‌های خودروسازی به‌کارگیری شد و سپس در ابتدای قرن 21 با آشکارشدن تأثیرات مثبت آن در ارائۀ محصولات و خدمات، از انحصار صنعت خودرو خارج شد و به سایر بخش‌های تجاری راه یافت. این چارچوب مدیریت پروژۀ ناب به مدیران و اعضای پروژه کمک کرد تا گردش کار خود را مدیریت کنند و درگیر حواشی نشوند.

بُردهای کانبان را می‌توان نسخه ساده‌تری از بُردهای اسکرام دانست که شامل سه ستونِ لیست وظایف (To-Do)، وظایف در حال انجام (Doing) و وظایف انجام‌شده (Done) می‌شود. در این روش کار با تمرکز بر نیازها و انتظارات مشتریان کلید می‌خورد و تغییرات تدریجی و تکاملی در روند انجام پروژه اعمال می‌شود.

 

معرفی ابزارهای آنلاین مدیریت پروژه

مدیریت تیم‌ در کسب و کارها و استفاده از رویکردهای مدیریت پروژه نیازمند ابزارهایی است که برنامه‌ریزی و اجرای طرح‌ها، شناسایی ریسک‌ها و نظارت بر کارها را آسان کنند. نرم افزارهای مدیریت پروژه آنلاین با ایجاد فضای مناسب برای همکاری میان اعضای گروه نقش مهمی در افزایش کیفیت پروژه‌ها و صرفه‌جویی در زمان و هزینه ایفا می‌کنند. امروزه ابزارهای متعددی برای مدیریت پروژه در صنایع مختلف استفاده می‌شوند، برخی از آن‌ها را در ادامه آورده‌ایم.

 

1- ترلو (Trello)

ترلو یک نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین است که هم نسخه تحت وب آن وجود دارد و هم می‌توان از اپلیکیشن آن استفاده کرد. البته کاربرد این برنامه تنها به پروژه‌های کاری محدود نمی‌شود؛ بلکه برای برنامه‌ریزی‌های شخصی نیز می‌توانید حساب ویژه‌ای روی آن باز کنید.

به وسیله ترلو اعضای تیم می‌توانند از وظایف خود باخبر شوند و به‌سوی اهداف مشترک سازمان حرکت کنند. ترلو یکی از سایت های مدیریت پروژه است که مشارکت میان تیم را آسان‌تر می‌کند و اطلاعات موردنیاز هر یک از اعضا را در اختیارشان قرار می‌دهد. اگرچه این برنامه برای برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، مدیریت زمان و برنامه‌ریزی روزانه بسیار مؤثر است؛ اما فضای ذخیره‌سازی محدودی دارد و بدون اینترنت نمی‌توان به اطلاعات آن دسترسی پیدا کرد.

ترلو

2- کلیک آپ (ClickUp)

کلیک آپ یکی دیگر از سایت های مدیریت پروژه است که البته اپلیکیشن آن نیز وجود دارد. این ابزار مدیریت پروژه برای برنامه‌ریزی کارها، همکاری میان اعضای تیم و پیگیری وظایف استفاده می‌شود و نسخه رایگان آن نیز با قابلیت‌های فراوان، سخاوتمندانه در اختیار کاربران قرار گرفته است.

به کمک کلیک آپ شما می‌توانید پروژه‌های خود را در یک فضای اختصاصی سازماندهی کنید و بر وضعیت و میزان پیشرفت آن‌ها نظارت داشته باشید. در این برنامه امکان ایجاد مکالمه با گروه، ردیابی زمان و بررسی بودجه وجود دارد و به کمک آن می‌توان با ابزارهایی همچون گانت چارت، لیست وظایف، تقویم، فایل‌ها و اسناد به توسعه پروژه کمک کرد. نکته جالب دیگر درباره کلیک آپ امکان اتصال آن با سایر پلت‌فرم‌ها مانند گوگل درایو، ترلو، گیت‌هاب و… است.

کلیک‌آپ به تازگی، به هوش مصنوعی نیز مجهز شده است، به‌عنوان مثال با استفاده از هوش مصنوعی می‌توانید توضیحات تسک تعریف شده را بنویسید.

 

بیشتر بخوانید: دیجیتال مارکترها برای استفاده از هوش مصنوعی به چه مهارت‌هایی نیاز دارند؟

 

3- آسانا (Asana)

آسانا ابزاری معروف و محبوب در حوزه مدیریت فرایند کسب و کار در جهان است. به کمک این نرم‌افزار می‌توان به‌راحتی گردش کار را مدیریت کرد و با اعضای گروه ارتباط داشت. آسانا دارای بینش‌های ابتدایی هوش مصنوعی است و یک ابزار امنیتی قدرتمند برای رفع نیازهای تیم‌ به شمار می‌رود. با وجود این‌که این ابزار مدیریت پروژه مزایای فراوانی دارد، اما در آن امکان ردیابی زمان و اشتراک‌گذاری تسک‌ها میان چند نفر وجود ندارد.

 

سایر ابزارهای مدیریت پروژه

با پیشرفت فناوری و ایجاد مشاغل مختلف، ابزارهای بی‌شماری برای مدیریت پروژه ایجاد شده‌اند. در این بخش برخی دیگر از این ابزارهای کاربردی را به شما معرفی می‌کنیم.

  • اسلک (Slack)
  • جیرا (Jira)
  • اسمارت شیت (Smartsheet)
  • ایرتیبل (Airtable)
  • بیس کمپ Basecamp
  • رایک (Wrike)
  • پروف هاب (ProofHub)
  • مترموست (Mattermost).

 

کلام آخر

مدیریت پروژه یکی از مهم‌ترین بخش‌های هر سازمان است که به کمک ابزار و رویکردها می‌توان چالش‌های آن را به حداقل رساند. ابزار مدیریت پروژه با قابلیت‌هایی که در برنامه‌ریزی و توسعه پروژه‌ها دارد به فریاد مدیران و اعضای تیم می‌رسد و منجر به مدیریت بهتر و همکاری کارآمدتر می‌شود. شما از چه ابزاری برای مدیریت پروژه استفاده می‌کنید؟ به نظر شما بهترین ابزار برای این کار کدام است؟